Timesheet para agências: por que é importante usar?


O Timesheet é uma parte valiosa no processo de qualquer agência.

Você que está lendo esse artigo, e trabalha em uma agência criativa, concorda?

Acho que já sei sua resposta … e aposto que foi um belo não.

Apenas para tirar a prova, faça um teste: pergunte aos seus colegas de trabalho, quais tarefas eles menos gostam de cumprir.

O preenchimento de horas com certeza será mencionado algumas vezes, e provará que não é só você, mas sim, uma opinião comum.

Mas por que tanta aversão a essa função? Porque quase todo mundo acha chato, e desmotivante o Timesheet?

O mindset que domina as agências hoje é que o apontamento de horas é o “grande vilão” do trabalho operacional, porque muitos o consideram como um “Big Brother”. Ou seja, uma forma de seus chefes monitorarem cada um de seus passos. Uma sensação de “pisar em ovos”.

E quem aqui gosta de escrever a própria sentença, né?

Esse conceito já é quase clichê. Existe há anos em todas as agências, já que grande parte dos contratos com os clientes são estabelecidos pela quantidade de horas de determinada equipe.

Nesse artigo então proponho a seguinte questão: por que seria então o Timesheet importante?

Esse é o grande desafio dos líderes de equipe: mudar o pensamento de todos, e provar que o apontamento de horas não é válido apenas paras a empresa, mas para todos, e de maneira individual.

Uma tarefa e tanto.

Vamos então tentar desmistificar esse tabu que perambula no mercado publicitário.

Abaixo listo 3 razões que determinam a importância do Timesheet, e como isto pode ajudar a criar uma esfera saudável nas agências.

 

Seu tempo é valioso

Você trabalha duro. Vai a reuniões com os clientes, cumpre todas as tarefas, aceita Jobs de última hora, e com prazos para “ontem”.

Você sente que seu trabalho está sendo valorizado?

tempo-valioso

Pensando nisso, o Timesheet pode ser o seu grande aliado.

Mas como?

Você concorda que caso você não preencha a tabela de horas com precisão, nem todos terão a visão concisa do seu trabalho?

Quero dizer, sem ser o cara que senta aí do seu lado e vê você sair somente depois das oito todos os dias, será que as demais pessoas da empresa estão notando o seu esforço?

O preenchimento do Timesheet é o seu passe para isso.

Se você trabalha duro, deve ser valorizado como tal, e principalmente seu esforço deverá ser recompensado.

A ferramenta de Timesheet portanto, não é para micro-gestão, quero dizer, não serve para policiar o que você tem feito todos os dias.

Entenda que o Timesheet é uma ferramenta que garantirá que além de que todos vejam o seu trabalho, você não seja sobrecarregado. Sabemos que isso é grave, é pode afetar não apenas sua vida profissional mas até mesmo sua saúde.

 

Você faz parte do sucesso da Agência

Para entender esse ponto, vamos imaginar esse cenário – no início do ano, ao fazer o planejamento de um determinado cliente, são fechadas as seguintes entregas para compor o fee mensal desse projeto:

– 40 horas mensais para a equipe de criação

– 10 horas para o atendimento

– 15 horas para a equipe de BI elaborar os relatórios de performance

Acontece que o cliente é daqueles que pega no pé.

A pessoa responsável pelo atendimento deveria gastar 10 horas mensais no total, o que dá em média de 2 horas e meia por semana em reuniões com o cliente.

Porém TODOS os dias são gastos cerca de 40 minutos no telefone para explicar o andamento do projeto, e principalmente, tranquilizar o cliente.

atendimento

Em paralelo a esse fato, a equipe de criação está decolando.

Têm criado as peças em um tempo muito menor do que o esperado.

Assim temos dois fatos distintos: uma pessoa sobrecarregada e horas sobrando para a outra equipe.

Uma gestão eficiente consideraria uma revisão do contrato com o cliente, demonstrando que são necessárias mais do que 10 horas mensais da equipe de atendimento, e que parte dessas horas serão retiradas do plano proposto para a criação.

Faz sentido né?

Afinal a equipe de atendimento não tem apenas uma conta para cuidar, então assim fica garantido que ninguém ficará sobrecarregado.

Por isso o preenchimento correto do Timesheet é importante.

Isso dará visão a todos se o projeto está sendo bem executado ou não, e o principal se tem sido rentável pelo fato da agência estar gastando mais horas do que havia sido pré-estabelecido, e não repassar os custos ao cliente.

 

Antecipe os imprevistos

Talvez essa seja a parte mais importante do Timesheet: aprender com os erros.

A partir do momento em que empresa e colaborador passam pela situação que citei no item anterior, o importante é aprender que nem sempre o escopo inicial será o correto, após o início do projeto.

Mas, se colocando no lado do cliente, você gostaria de rever o contrato todos os meses? Como você se sentiria caso isso acontecesse?

Criar uma relação de confiança não acontece do dia para a noite, e caso isso ocorra, o cliente no mínimo ficará desconfortável.

Rever o contrato inúmeras vezes só ocorre por falta de experiência ou profissionalismo.

Ou seja, se você faz isso, saiba que seu cliente considera sua empresa uma iniciante no mar de grandes agências, e com certeza colocará o fato de continuar com você no próximo ano em cheque.

nao-tenh

Bom, recado dado, né?

Agora me diz, o que você fez hoje? 😉

E você gestor, não deixe de ler o último artigo sobre a importância de motivar sua equipe a preencher o Timesheet, e veja o que não fazer para que seus colaboradores fiquem insatisfeitos.

Tenha uma liderança transparente! Horas extras não significam dedicação, mas sim falta de planejamento.

Seja um bom líder!

Até o próximo artigo!


.

Comments

Comments are closed.