Como usar timesheet para a gestão de projetos em empresas de serviço


Um dos grandes desafios das empresas que prestam serviços é encontrar o ponto de apoio gerencial que dê métricas de desempenho, custo, prazo e resultado nos projetos desenvolvidos para seus clientes, uma ferramenta como o timesheet ajuda a ter esta visão.

Esta dificuldade ao meu ver se dá pela natureza intangível dos serviços, diferentemente dos produtos que são bem delimitados e compreensíveis logo de cara, os serviços são abstratos e até mesmo difícil de compreender em alguns casos.

Quando adquirimos um produto a propriedade do que foi adquirido passa integralmente para as mãos do cliente, no caso do serviço o cliente não detém a propriedade do que está sendo produzido, pois envolve não objetos que podem ser manipulados mas sim a ação inteligente de pessoas que desempenham um papel para atingir um resultado.

Outro fator desafiador que envolve a prestação de serviços é que o desempenho em geral é avaliado de maneira subjetiva, de acordo com a percepção de valor que o cliente tem sobre o trabalho realizado. É comum termos o mesmo serviço sendo prestado para clientes diferentes e os resultados percebidos serem opostos, pois depende de fatores internos do próprio cliente, alinhamento de expectativas, comunicação ou imagem, por exemplo.

gestão de projetos sem métricas

O status quo da gestão de projetos em empresas de serviço

É comum notar que em empresas de serviços os projetos vão sendo tocados sob demanda, os clientes solicitam e as empresas atendem, mudanças são realizadas sem previsão, o que deixa ainda mais difícil o gerenciamento de projetos neste cenário.

A falta de visibilidade e medida de desempenho dos times são muito comuns em empresas de serviço pela falta de ferramentas adequadas para trazer à tona indicadores úteis para a tomada de decisão. Sem ter uma métrica adequada, o que comumente se observa é que a grande maioria das empresas se contentam com um único indicador: faturamento.

Apesar de ser uns dos indicadores mais importantes, o faturamento não tem a sofisticação necessária para dar uma visão gerencial que a complexidade do negócio exige.

Ter um faturamento alto não significa necessariamente bons resultados, por que não inclui um fator simples e super importante que é o custo dos projetos.

O que não é medido não pode ser gerenciado

Esta é uma célebre frase de um grande pensador de administração e processos do século XX, William Edwards Deming. As métricas são importantes para qualquer empresa, através delas é que podemos ter uma visão se estamos indo no caminho certo ou se precisamos fazer algum desvio.

Algumas métricas são óbvias quando falamos de algo concreto, por exemplo, saber o custo de produção de uma mesa é relativamente simples. No entanto, quando há algo mais abstrato como um serviço as métricas podem não ser tão simples assim, daí a necessidade de usar ferramentas como Timesheet para medir o custo de projetos.

Segundo Deming, as métricas e indicadores devem ser o termômetro que mostra a saúde dos projetos e da empresa. Os indicadores de desempenho são uma maneira das empresas sentirem dor, se algo estiver errado o indicador vai mostrar, se houver algum problema ele vai aparecer.

gestão estratégica com timesheet

Métricas de custo de projetos

O grande valor de empresas de serviço é o capital humano, são os profissionais que fazem os serviços acontecerem que são o diferencial e também representam a maior fatia do custo total dos projetos.

É justamente o contrário das indústrias, por exemplo, onde o processo fabril, a matéria prima ou o maquinário representam o custo principal de produção.

Em empresas de serviço o custo principal sempre será o capital humano, ou seja, os profissionais que trabalham arduamente para atender os clientes é que representam a maior fatia do passivo dos projetos, que precisa ser medido e gerenciado.

Sendo assim, como medir o custo dos projetos onde o principal valor agregado são as pessoas?

Precisamos medir o tempo desprendido pelo técnico, analista ou consultor em suas tarefas diárias. Assim, temos no final do projeto a quantidade de horas gastas por cada profissional. Isto pode ser feito usando um software de Timesheet que fazendo a medida de tempo gasto de cada profissional nos projetos que estão envolvidos.

O que um Timesheet faz na verdade é realizar o rastreamento de quantidade de horas gastas em cada atividade dentro do projeto, é um software de produtividade que nos ajuda muito a ter de forma objetiva o custo total do projeto, pois podemos no final do trabalho consolidar as informações de total de horas gastas no projeto por profissional.

Com esta informação em mãos fica muito mais fácil medir o custo do projeto, bastando pegar o valor/hora de cada profissional e multiplicar pelo total de horas empenhadas naquele projeto.

Custo Total = (Horas Trabalhadas x Valor Hora) + Custos Indiretos

Além desses custos diretos, os projetos também podem ter custos indiretos como aquisição de material de trabalho, custo com transporte, hospedagem caso o projeto seja em outra cidade, alimentação, etc. A soma dos custos diretos e dos custos indiretos é que compõem o custo do projeto. Observe que nesta conta não estou colocando os passivos como infraestrutura e impostos, que também impactam no custo total do projeto mas que precisa ser diluído pelos contratos que a empresa possui.

margem dos projetos com timesheet

Métricas de faturamento e margem de lucro dos projetos

Como comentei anteriormente a métrica de faturamento apesar de importante é muito simples para saber se estamos tendo bons resultados nos projetos, pois frequentemente um projeto pode ter um custo tão alto que pode igualar e até mesmo ultrapassar o valor de faturamento, ou seja, prejuízo.

Para medir se um projeto foi ou não lucrativo geralmente usamos um outro indicador chamado margem de lucro. A margem do projeto nos mostra em percentual de resultado financeiro do projeto, quanto mais bem sucedido maior será esta porcentagem.

Ao calcular a margem do projeto precisamos primeiro ter o custo do projeto bem definido. Dado que temos este primeiro indicador em mãos, podemos utilizar a seguinte fórmula:

Margem = (Receita – Custo) / Receita x 100

Vamos colocar um exemplo prático, imagine que um projeto teve uma receita de R$ 90.000,00 (este é o valor que o cliente pagou pelo projeto) e o custo do projeto foi de R$ 65.000,00. Assim podemos colocar este valores na fórmula para obter a margem do projeto:

(90000 – 65000) / 90000 x 100 = 27,7%

Aqui temos então o cálculo da margem do projeto apontando para o valor de 27,7%, esta é a margem bruta do projeto, pois não estamos levando em consideração alguns custos implícitos como imposto e infraestrutura.

O ideal é que se defina uma margem mínima em todos os projetos para que a empresa tenha saúde financeira e consiga obter lucro. A margem mínima deve ser definida com base nas despesas que a empresa possui e que não aparece nos custos dos projetos, como aluguel de escritório, custo com energia, manutenção de ar condicionado, internet, café e etc.

O custo do capital humano empregado em áreas de apoio também deve entrar na conta, são comuns neste caso o financeiro, o RH, o jurídico assim como outros departamento que não atuam diretamente em projetos mas que são de suma importância para o bom andamento da empresa.

Conclusão

Os indicadores de desempenho em projetos de empresas de serviço necessitam de acompanhamento diário com ferramentas que auxiliem a ter métricas de custo. Um software de Timesheet é perfeito para este cenário, visto que o custo deste tipo de projeto em geral é totalmente composto pelo tempo que os profissionais gastam para entregar o projeto.

Além disso, ter uma métrica afinada de custo, margem e desempenho nos projetos no médio e longo prazos certamente vai elevar o nível de tomada de decisão de qualquer empresa de serviço. Como explicado acima tudo começa com um simples indicador de custo total dos projetos.

 

 


Waldyr Felix

Cofundador e CTO do HashTrack.

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