Saiba como evitar desperdício de tempo no trabalho


Uma das formas de maximizar a produtividade no trabalho é não desperdiçar o tempo, seja com atividades improdutivas ou por falta de administração e/ou organização da rotina de trabalho.

São e-mails desnecessários, telefonemas que interrompem a execução das tarefas a todo momento, reuniões improdutivas e uma série de fatores que desencadeiam prejuízos para toda a organização. Não é raro chegar ao fim do dia e perceber que apesar de todo o esforço aplicado, grande parte das tarefas não foi realizada.

O desperdício de tempo no trabalho pode resultar em acúmulo de atividades, alto nível de absenteísmo decorrente de estresse, reclamações feitas por funcionários, problemas de comunicação entre gestores e colaboradores e demais sintomas que impactam diretamente na produtividade e eficiência organizacional.

Mas como evitar o desperdício de tempo no trabalho? Fique de olho nas nossas dicas e comece a aplicá-las ainda hoje na rotina da sua empresa!

Estabeleça uma lista de prioridades

A dificuldade de muitas pessoas em organizar melhor o tempo no trabalho está em saber exatamente quais tarefas são importantes e em qual prazo devem ser entregues. E não tem jeito, quando as obrigações diárias se acumulam, logo se transformam numa verdadeira bola de neve.

Para não comprometer o rendimento das tarefas, é preciso uma boa administração do tempo e da produtividade ― o que inclui fazer uma lista diária de prioridades.

Comece separando as tarefas que são opcionais (não imediatas) ― e que, portanto, não podem significar todas as suas horas de trabalho ― daquelas consideradas prioridades.

Sua rotina de trabalho deve começar com a primeira tarefa da lista e, enquanto estiver executando, deixe e-mails, telefonemas e demais distrações para depois que terminar. É preciso treino e disciplina para utilizar melhor a quantidade de horas diárias de trabalho.

Para isso, siga estes passos:

  • Anote sempre as prioridades;
  • Planeje quais tarefas diárias devem ser executadas e dentro de qual prazo;
  • Não deixe que as tarefas importantes se tornem urgências;
  • Sincronize as agendas e programe lembretes automáticos;
  • Saiba dizer ”não” quando acreditar que não poderá cumprir.

Mensure quanto tempo gasta em cada tarefa

É importante entender quais são as tarefas que levam mais tempo para serem executadas. Será que em grande parte do seu tempo você utiliza apenas “apagando incêndios”, ou para tarefas de maior importância? Para ter esse controle, o famoso “Timesheet” pode ser uma grande aliada.

Crie projetos, liste tarefas e utilize o cronômetro para marcar a quantidade de horas para determinado objetivo.

Delegue tarefas

Tentar abraçar o mundo e executar o maior número de tarefas possíveis é o grande erro de muitos funcionários e seus líderes. Centralizar as atividades, no entanto, pode atrapalhar o bom rendimento de toda a operação.

Por isso, é importante que as tarefas sejam delegadas e cada funcionário possa contribuir com atividades específicas e menores, o que gera maior agilidade na entrega e, consequentemente, aumenta a produtividade.

Além disso, é importante criar uma relação de confiança com a equipe de trabalho, estimulando os integrantes a terem disciplina, controle e organização nas obrigações da empresa.

Mantenha o local de trabalho organizado

Funcionários gastam muito tempo procurando informações que precisam. E ambientes desorganizados tornam essa busca ainda mais demorada. A dica é manter a mesa de trabalho organizada, com arquivos e papéis em ordem.

O princípio é o mesmo para ambientes virtuais: documentos digitalizados devem estar organizados em pastas apropriadas e com as devidas especificações, assim como a área de trabalho do computador e a caixa de entrada do e-mail, que devem estar organizadas ao máximo, de forma que se possa encontrar as informações com facilidade.

Desconecte-se das redes sociais

Facebook, WhatsApp, Instagram e tantas outras redes sociais acabam se tornando os verdadeiros vilões no ambiente de trabalho, já que tomam muito mais tempo do que imaginamos e prejudicam (e muito) o desempenho nas atividades diárias.

Por isso, reduza ao máximo (ou elimine) o acesso às redes sociais e outros aplicativos, assim poderá dedicar o tempo de trabalho às tarefas que realmente são importantes, podendo até mesmo terminá-las antes do previsto.

Com as tarefas bem administradas e organizadas, é possível reservar um tempo na rotina do trabalho para pequenas distrações, a fim de não afetar a produtividade com a perda de atenção.

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