Quando falamos sobre gestão do tempo no trabalho, não nos referimos apenas aos prazos e às prioridades estabelecidas em uma companhia. Na verdade, no meio empresarial, esse é um sinônimo para produtividade, qualidade e competitividade. Portanto, a gestão de tempo deve ser encarada como uma tarefa prioritária para o gestor. Afinal, está intimamente relacionada aos resultados da empresa.

Por isso, resolvemos fazer um post especial sobre o assunto. A seguir, você vai conferir um passo a passo para garantir o máximo de eficiência na gestão de tempo da sua empresa. Acompanhe!

Automatize os processos

Definitivamente, o primeiro passo para garantir a otimização do tempo na sua empresa é adotar a tecnologia para automatizar processos. Com os softwares e sistemas disponíveis hoje, é possível garantir eficiência em vários setores, como os estoques, as finanças, a contabilidade, as vendas, o marketing. Enfim, a lista é interminável.

Se o gestor consegue informações tempestivamente, pode tomar decisões de uma maneira muito mais dinâmica e, assim, garantir uma maior produtividade para as equipes. Isso sem contar que o trabalho manual, hoje, já é considerado como um gargalo de produção, isto é, um processo desnecessário que apenas leva ao desperdício e ao retrabalho.

Terceirize os serviços

Pode ter certeza de que o modelo de organização empresarial em rede é, hoje, um dos mais usados pelas empresas bem-sucedidas. Basicamente, a ideia é concentrar-se apenas na atividade-fim, enquanto o resto é delegado para parceiros ou terceirizados. O modelo é muito usado por startups de sucesso. O contexto é de otimizar não só o tempo, mas também os recursos financeiros.

A terceirização de serviços, portanto, é uma excelente maneira para melhorar a gestão de tempo na sua organização. Além disso, o gestor ainda pode contar com um know how externo, algo difícil de desenvolver internamente.

Fortifique a comunicação

A comunicação faz toda a diferença durante a otimização do tempo. Nessa seara, dois erros são cometidos com frequência pelos gestores: comunicar-se excessivamente ou pecar pela falta de mecanismos de comunicação.

O primeiro erro ocorre quando, com o objetivo de fortalecer laços, o gestor adota uma série de ferramentas diferentes para estabelecer a comunicação, como e-mails, intranet, murais, entre outros.

O resultado, na maioria dos casos, são os famosos ruídos, uma vez que podem ser divulgadas informações desencontradas ao administrar muitos canais de comunicação corporativa.

O outro erro é quando há comunicação em escassez, mas, nesse caso, ele é movido pela cultura organizacional: os próprios colaboradores acabam se sentindo inibidos para tirar dúvidas, o que impacta negativamente na produtividade, já que a quantidade de retrabalho é maior.

O ideal, portanto, é quando as ferramentas são suficientes e a cultura da comunicação é amplamente difundida.

Defina as metas inteligentes

Por fim, é fundamental definir as metas pelo padrão SMART, o que, em português, é traduzido por cinco elementos básicos: especificidade, mensurabilidade, atingibilidade, relevância e temporalidade. A partir dessa técnica, é possível definir metas inteligentes.

A ideia é estabelecer seus objetivos de uma forma que todos se sintam estimulados a cumpri-los, uma vez que entenderão o propósito de suas ações. Em outras palavras, a maneira mais apropriada para se estabelecer metas reais. Para isso, a lista de prioridades deverá contar com as informações: o que deve ser feito, de que forma, com qual finalidade e até quando. Assim, toda a equipe poderá se envolver com a gestão de tempo de forma efetiva e eficaz.

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