Gestão de projetos: como dar conta da demanda?

Gestão de Projetos - HashTrack

Constantes atrasos no cronograma das atividades, necessidade de utilizar mais recursos ou de solicitar apoio de outras pessoas para atender uma demanda, insatisfação do cliente, maiores custos e esforços na rotina dos colaboradores e maior nível de estresse, são apenas alguns dos problemas que a falta de gestão da demanda acaba gerando para empresas que não possuem uma boa gestão de projetos e dos serviços que prestam.

Para eliminar essas consequências, separamos 3 dicas sobre gestão de projetos que podem ser aplicadas a qualquer empresa que aloque tempo de seus colaboradores para executar serviços a seus clientes e que, certamente, darão um novo enfoque sobre a gestão da demanda em seu cotidiano:

1- Analise o histórico de necessidade de recursos

É praticamente impossível ter uma previsão exata de quantos novos clientes e quantos novos projetos sua empresa atenderá nos próximos meses, afinal, a demanda, ou seja, a quantidade de compradores que desejam adquirir uma determinada quantidade de serviços num determinado período, pode ser alterada por fatores econômicos, sociais, políticos e até legais.

No entanto, fazer uma análise das vendas ou contratos firmados em um determinado período ou utilizar informações sobre o processo de vendas de seus serviços podem dar uma boa estimativa da quantidade de recursos que serão necessários para atender à demanda.

Há dois modos de fazer essa análise:

1ª Histórico de acordos fechados no último ano

Aqui basta avaliar quais foram os contratos fechados ao longo dos últimos 12 meses para tentar encontrar sazonalidades na demanda e detectar um comportamento atípico dela. Além disso, essa análise pode apresentar tendências. Por exemplo, em momentos de crise econômica cresce a demanda por advogados especializados em leis trabalhistas ou em determinados meses do ano, há uma maior procura por advogados especializados em divórcio.

2ª Taxas do funil de vendas

  1. Quantos potenciais clientes entram em contato com sua empresa em um mês?
  2. Quantos deles podem ser considerados uma boa oportunidade para o fechamento de um contrato?
  3. Quantas oportunidades de fato se tornam clientes?

Se você controlar esses números e transformá-los em dados percentuais, terá uma excelente forma de gerir a demanda, pois para fechar mais contratos, bastará ampliar a quantidade de pessoas captadas em cada uma das etapas do funil de vendas.

2- Divida a equipe em times menores

Subdividir a equipe em times menores para que cada um possa atuar sobre estágios específicos dos processos é uma maneira de gerar especialização e, com isso, agilidade na resolução de pequenas tarefas que compõe projetos maiores.

Além disso, a divisão da equipe ajuda a ter um maior controle sobre a produtividade de cada colaborador e o tempo gasto para a realização das atividades.

3- Estabeleça Acordos de Níveis de Serviços (SLAs)

Service Level Agreement (SLA) são acordos normalmente celebrados entre empresas de tecnologia que alocam pessoas ou dão suporte para seus clientes.

Basicamente, os acordos definem tempos máximos para a resposta ou para a resolução de um chamado registrado pelo cliente. Caso os acordos não sejam cumpridos, o fornecedor é penalizado.

Se você criar acordos mínimos entre as equipes e definir tempos de resposta que elas precisam cumprir, independentemente da punição ou recompensa, certamente atrasos em seu cronograma de projetos deixarão de existir, pois a quebra do acordo e a responsabilidade por não cumprir um prazo ficará muito mais clara.

A dica extra é que tudo o que pode ser mensurado e medido, também pode ser minimamente controlado e melhorado, logo, utilizar uma ferramenta específica para controle do tempo e apontamento de horas, certamente te ajudará a ter uma correta interpretação sobre a capacidade de seus colaboradores e equipes, melhorando muito sua gestão de projetos.

Ter uma boa gestão da demanda é fundamental para empresas que desejam crescer de forma consistente, sem sobrecarregar seus colaboradores, nem deixar os clientes insatisfeitos e executá-la é bem simples quando se tem as estratégias e ferramentas corretas.

E você já utiliza algumas dessas técnicas na gestão de projetos de sua empresa? Já havia pensado em alguma forma de facilitar e prever a gestão da demanda? Compartilha conosco as estratégias que você tem usado em seu negócio, deixando um comentário em nosso post!

Confira também nosso post sobre 9 estratégias para administrar o tempo na gestão de projetos!


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