Gerenciamento de projetos: 6 dicas para não furar prazos

Gerenciamento de Projetos - HashTrack

Manter prazos e cumprir datas de entrega de projetos faz parte da rotina de qualquer profissional. E furar essas deadlines — seja por deixar para depois, por falta de organização, de foco nas tarefas urgentes ou de um mau gerenciamento de projetos — compromete sua credibilidade e, também, seu relacionamento com seus superiores, colegas e clientes.

Para escapar dos perigos da má gestão do tempo, ter um bom desenvolvimento profissional e seguir o cronograma de entrega, é essencial otimizar processos, priorizar tarefas e focar em uma atividade por vez. O gerenciamento de projetos é uma aprendizagem diária — por isso, mantenha-se atento, observe, procure receber feedback, seja curioso e faça perguntas.

Existem algumas atitudes que você pode aplicar ao seu cotidiano e, assim, conseguir manter as tarefas em ordem. Quer conhecê-las? Então, continue a leitura das nossas 6 dicas e não perca mais nenhum prazo!

1. Entenda as expectativas do cliente

Comece o processo conversando com seu gestor ou cliente, para entender quais as expectativas que ele tem em relação ao projeto e aos prazos de entrega. Durante essa conversa, você descobrirá se ele considera alguma atividade prioritária, se tem alguma informação que o ajude a agilizar o processo, qual etapa ele considera mais difícil ou delicada, e assim por diante.

Este é o momento para você tirar todas as suas dúvidas. Um bate-papo claro e sincero evita erros de comunicação — e, consequentemente, no gerenciamento de projetos.

2. Seja sincero e assuma compromissos realizáveis

Algumas vezes, assumir compromissos aplicáveis significa, já no começo, ser sincero com o cliente e indicar que o prazo precisa ser maior. Então, antes de mais nada, tenha certeza que você conseguirá cumprir a deadline — levando em consideração o tempo necessário para execução, o conhecimento técnico e a mão de obra, por exemplo.

3. Defina e comunique a data de entrega

Estipule uma data definida de entrega com o cliente, para evitar desentendimentos futuros. Comunicando uma data exata como “entregarei o projeto até o dia 5 do mês que vem”, fica esclarecido se o prazo foi cumprido ou não. Dessa forma, você sabe exatamente até quando o projeto tem que estar finalizado — e o cliente, quando irá recebê-lo.

4. Priorize trabalho e faça uma coisa de cada vez

Todo projeto tem uma ou mais tarefas que precisam de prioridade e, portanto, ir executando-as de acordo com o que você mais gosta de fazer é muito arriscado. Já pensou deixar por último algo crucial, até mesmo difícil, que tem o poder de modificar tudo o que você já fez?

Depois de conversar com o cliente, então, o próximo passo para identificar prioridades é fazer uma lista com todas as atividades necessárias pra cumprir as etapas do projeto — desde as menores até as mais complexas.

Coloque-as na balança, gerencie seu tempo organizando as demandas por prazo e trabalhando em cada um gradualmente — sempre terminando a primeira para, então, começar a próxima. Você pode entender mais sobre métodos de gestão de tempo clicando lendo esse post aqui.

5. Crie lembretes e anote compromissos

Ao anotar os compromissos, você passa a ter controle sobre o que já foi finalizado e o que ainda precisa ser feito. Para um gerenciamento de projetos eficiente, crie lembretes periódicos para manter o fluxo de trabalho — usando desde post-its e agendas até calendários online, com check-list de atividades. Uma boa dica é usar ferramentas de organização do tempo e atividades, que podem aumentar sua produtividade.

6. Organize os materiais de apoio

Se o projeto demanda materiais diversos, como pesquisas e estudos, certifique-se que eles estejam organizados e de fácil acesso para evitar perder tempo procurando. A dica vale tanto para materiais físicos como digitais! Nesse sentido, ter um ambiente organizado ajuda muito, você pode usar plataformas de armazenamento em nuvem, como o Google Drive ou o Dropbox, que permitem rápido acesso a diversos documentos, fácil organização de pastas e arquivos e compartilhamento entre várias pessoas.

 

Gostou das nossas dicas para ter um gerenciamento de projetos que não fure prazos? Quer continuar se aprimorando? Então vale ler nosso post sobre como ser mais eficiente no trabalho!


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