Time Tracking: Métodos Populares de Monitoramento de Tempo

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O seu maior inimigo é o tempo? Saiba agora o que é Time Tracking e como você utiliza essa técnica há muito tempo sem saber.

O termo Time tracking – em português significa rastreamento de tempo –  é o método de simplificação de horas trabalhadas, horas de envolvimento com alguma atividade/processo. No contexto profissional as companhias e pessoas usam a metodologia para acompanhar dados de trabalho, analisar eficiência, produtividade dos funcionários, enfim, tentam fazer bom uso do seu tempo.

Desde metodologias de gerenciamento de projetos e sistemas de contabilidade até processos de colaboração e comunicação, o Time tracking pode permitir que empresas, funcionários, profissionais no geral, sejam produtivos em níveis que possibilitam ótimos resultados em qualquer atividade ou processo proposto.

Vamos ao que interessa, falar dos métodos mais populares utilizados no meio corporativo. Com certeza você irá se identificar com alguma das técnicas mas não pense que uma técnica é mais correta que a outra e sim que uma técnica é mais funcional que outra para o seu tipo de negócio ou atividade. Pense no seu contexto.

Sistema de honra/confiança

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Como funciona?

O acordo de honra ou confiança é o método time tracking mais simples e antigo, pode até parecer obsoleto, mas é um método muito utilizado. Por exemplo, você, um outro advogado do seu time foram contratados para fazer a consultoria jurídica de um cliente que é  proprietário de uma agência de consultoria de TI. Vocês dois finalizaram o primeiro processo que durou um mês.

 

Para descobrir o quanto você deve faturar para seu cliente, você precisa perguntar para o outro colaborador quanto tempo ele gastou trabalhando neste processo para assim saber quanto tempo e quanto custou todo o trabalho. 

Então baseado em achismos, estima quantas horas você gastou nesse trabalho, conclui o faturamento e repassa ao cliente.

O cliente recebe o relatório simples, talvez só um recibo ou contrato de trabalho de serviços prestados e aceita na confiança o valor a ser pago antes ou depois do trabalho concluído.

 

Expectativas

Existe a possibilidade do cliente tentar pedir maiores esclarecimentos sobre como você chegou a essa conclusão. Se o cliente contestar, o que você argumentará com ele? O acordo de trabalho foi feito no “boca-a-boca” e se uma das partes quebra esse acordo informal, surgi uma situação desconfortável e uma das partes sairá desfavorecida.

Esse método é bastante impreciso, se seu cliente pedir um relatório mostrando precisamente como você gastou suas horas trabalhadas certamente não saberá informar e também não saberá como o resto da sua equipe passou o tempo. E só o resultado do trabalho não vai servir para justificar o gerenciamento do tempo no processo.

 

Temos alguns motivos para você usar timesheet para o setor jurídico, confira o blog post ” Advogacia: 5 motivos para usar Timesheet e eliminar planilha de horas trabalhadase descubra uma excelente maneira de gerir os processos jurídicos da sua empresa.

Vamos tentar outro método de apontamento de horas?

 

Método do papel

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Como funciona?

Você tem um notebook, uma caneta e um telefone? Se sim, você tem todas as ferramentas que você precisa para implementar esta abordagem de time tracking. A gestão do tempo é basicamente feita com anotações das atividades realizadas sem muita certeza  ou, se você quiser mais estrutura, imprima uma planilha e preencha como quiser.

Com tudo fisicamente registrado, você ficará ciente de como está gastando seu tempo. Esse método é aplicável em todos os lugares: se você está no escritório, cercado por tecnologia, ou no meio do nada, trabalhando em local sem acesso à Internet.

E agora, problema resolvido? Ainda não? 

 

Expectativas

Se você perder ou danificar seu cronograma (timesheet) escrito, ou se esquecer de usá-lo estará numa situação ruim, não dá pra contar com a sorte. E bem mais complicado, se algum cliente quiser ver relatórios de horários efetivo, então você envia uma imagem das suas anotações em papel ou as envia em arquivo digital. Nada moderno? Temos mais soluções de time tracking para você ter o tempo nas mãos.

 

Método da planilha

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Como funciona?

Já apresentamos soluções para o problema do apontamento e faturamento do tempo trabalhado com acordo informais, na base confiança e também na documentação das atividades realizadas com simples anotações. Vamos deixar mais profissional o processo de time tracking!

Usar ferramentas digitais de criação de planilhas é um método muito eficiente que mudou a forma de trabalhar das pessoas. O Excel, ferramenta mais utilizada, é infinitamente flexível e pode ser facilmente usado para registrar quanto tempo está sendo gasto em projetos de equipes ou tarefas individuais.

 

Para criar planilhas em Excel para gerir o seu tempo você precisa de cinco colunas essenciais: Data, Atividade, Hora de Início, Hora de Término e Horas Trabalhadas. O Hashtrack possui um modelo de planilha de administração de horários gratuita que você pode fazer o download, assim pode começar a aplicar o timesheet a suas atividades.

 

Expectativas

Toda vez que você trabalha em um novo projeto, basta registra-lo em sua planilha, o mesmo vale para você e sua equipe, de forma online ou off-line. Embora esse método seja mais trabalhoso do que o anterior, ainda é mais fácil gerenciar o tempo, mais seguro e mais profissional. É uma versão digital e mais sofisticada do método comum de acordo de confiança, o que significa que ainda sim não é preciso e pode não passar a credibilidade que o cliente espera.

 

Mesmo que o método não seja usado para propósitos de apontamento de horas trabalhadas, atualizar manualmente a sua planilha pode ser tedioso, o tempo utilizado para esta tarefa será mais um fator que você terá que colocar no seu timesheetsoa até engraçado, documentar o tempo que você levou para abastecer o seu arquivo de gerenciar o seu tempo.

O seu tempo está curto? Continue lendo, temos mais métodos para você aproveitar mais o seu tempo!

 

Cronometragem

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Como funciona?

Você já tem uma planilha de Excel, já fez as reuniões com o seu cliente e o projeto já teve início. Agora você não tem tempo a perder, começa a fase de execução do projeto? Certo?

Você pode instalar um timekeeping – ou em português cronômetro. Basta baixar uma ferramenta de timekeeping passiva, aplicativo de desktop ou aplicação online que ficam sempre ativo enquanto você faz as atividades, gravando cada minuto que gasta em um dispositivo. Nunca terá que pensar em pressionar o temporizador novamente, pois ele é constante.

 

Expectativas

Em geral é o método de time tracking menos preciso. Como não há como sinalizar se você está trabalhando ou está gastando tempo em tarefas pessoais, é realmente difícil usar dados para faturar para os clientes e também não pode pedir a seus funcionários para usar um aplicativo que registra tudo o que eles fazem. 

 

Programas

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Como funciona?

Depois de tanto utilizar planilhas chatas e ineficientes, você precisa de mais para alcançar os bons resultados no seu negócio. Agora para deixar o seu time tracking ainda mais profissional e sofisticado vamos otimizar o processo usando softwares.

 

Um Timesheet como o Hash Track faz gravações de seu tempo sem esforço, funcionalidades como monitorar prazos e acompanhar o progresso de todos os seus projetos/atividades da sua equipe ou individual, oferecer relatórios mais precisos, disponível para dowload em tempo integral – função mais importante evidenciar como, quando e quanto custa os projetos é muito valioso para você e seu cliente.

Você não só vai saber quanto tempo você e sua equipe estão gastando em cada tarefa, como também saber quais aplicações são mais utilizadas e conseguirá identificar onde e por que está perdendo tempo.

 

Expectativas

O Timesheet ideal é aquele que não só oferece um timekeeping, mas que também tenha como objetivo o gerenciamento completo do tempo no projeto desde a primeira reunião, execução, provação e o mais importante faturamento.

O nível de efetividade aumenta com o uso de um timesheet, quando você usa esse método conseguirá passar a ideia de transparência e credibilidade para o seu cliente. Para você e a sua equipe traz segurança e seriedade na hora de faturar os seus projetos, possibilitando oferecer um serviço justo e com mais valor agregado.

 

Um ponto a se destacar, é que se você for implementar esse método em sua empresa ou para sua equipe, seus funcionários verão o timesheet como um controle excessivo, invasão de privacidade ou um sinal de que você não confia neles. Por isso é necessário alinhar muito bem como essa metodologia trará benefícios mútuos.

Na hora de contratar um programa de Timesheet não aceite menos do que uma aplicação que permita à você ter a visão que sempre quis para estimar projetos futuros e evitar desperdícios de horas trabalhadas na prestação de serviços, afinal, tempo é dinheiro!

 

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