Gestão do Tempo: pare de desejar mais horas no seu dia

gestão do tempo

Por que otimizar a gestão do tempo na sua vida pessoal e profissional? Com a vida agitada dos dias atuais, muitas pessoas desejariam ter mais horas no dia. Afinal, o acúmulo de tarefas pessoais e profissionais faz com que tenhamos a sensação de que 24 horas é pouco para que possamos atender a tudo o que precisamos.

 

Mas é preciso ter muito cuidado com esse tipo de pensamento. Na verdade, você precisa se organizar de modo a comportar as suas atividades dentro do tempo disponível, com intervalos e tempo para descanso. O acúmulo de tarefas e a falta de planejamento para a sua execução diminuem a sua produtividade.

Se você vem tendo a sensação de que o dia precisaria ser mais longo para ser possível cumprir as obrigações, preparamos uma lista com algumas dicas para que você busque uma melhor gestão do tempo. Confira:

 

Índice

  1. Comece agora a sua gestão do tempo.
  2. Os perigos da má gestão do tempo.
  3.  Métodos de gestão de tempo.
  4.  Timesheet: método mais utilizado por empresas de sucesso.
  5.  Ranking:10 aplicativos que vão te ajudar a otimizar o seu tempo.

1) Comece agora a sua gestão do tempo

 

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Controle de horas trabalhadas

Para estabelecer um processo de produção justo e eficaz, é preciso ter atenção muito especial ao controle de horas trabalhadas. Em 1º lugar, porque existe uma legislação que trata do assunto e também porque isso potencializará muito a dedicação dos profissionais que parecem precisar de mais horas no dia.

Apontamento de horas

O apontamento de horas é uma excelente forma de buscar um melhor aproveitamento do trabalho, tanto para quem trabalha sozinho quanto para coordenadores de equipes de todos os tamanhos.

Esse instrumento, acessível por meio de diversas plataformas, permite que você chegue a um detalhamento do seu trabalho, diagnosticando em quais etapas o tempo está sendo consumido.

Essa ferramenta também indica soluções para otimizar a sua produção e os seus custos. O apontamento de horas pode ser manual ou on-line.

 

Definição de prioridades

Uma das principais razões para a sensação de que o profissional precisa de mais horas no dia é a falta de uma definição de prioridades eficiente. Esse quadro, muitas vezes, leva as pessoas a desejar ter mais horas no dia. É preciso compreender a diferença entre tarefas importantes e urgentes e focar bastante no planejamento e na organização.

 

Controle da procrastinação

Nenhum ser humano é uma máquina, e a produtividade também passa por pequenas pausas para descanso. Esses intervalos ajudam na concentração — mas também é preciso ter cuidado para que eles não se tornem um obstáculo para o bom aproveitamento do tempo.

Ao planejar o seu dia, preveja pequenas interrupções na sua produção, mas não deixe a procrastinação tirar o seu foco. Esse é um dos erros de gestão do tempo mais comuns.

 

Controle de incêndios

Na rotina de trabalho, ainda mais quando se envolve grandes demandas e prazo definido para a sua execução, é natural que surjam os “incêndios” (problemas inesperados cuja solução se torna urgente, mas que podem provocar o desperdício de tempo).

É impossível virar as costas a essas necessidades, muitas vezes desagradáveis, mas é preciso que a dedicação de tempo a essas tarefas também seja planejada e não tire a capacidade de atender as demandas previstas. Focar apenas em apagar incêndios pode acabar com a organização pré-estabelecida.

 

2) Os perigos da má gestão do tempo

 

 

 

A má gestão do tempo é algo comum na vida agitada que levamos hoje, principalmente nos grandes centros urbanos e dentro de grandes companhias, o que acaba sugando muitas de nossas energias. Precisamos de diversas habilidades de gestão do tempo para que possamos gerenciar nossa rotina, dar conta de todos os compromissos e cumprir com as obrigações profissionais.

Em meio a essa realidade, fazer uma boa gestão do tempo é essencial para conseguirmos conciliar todas as tarefas, realizando-as com qualidade. Pensando nisso, neste post, vamos mostrar as principais consequências da má gestão do tempo, além de apontar como isso pode ser evitado com práticas que ajudam a controlar melhor esse fator. Vamos lá?

 

Acúmulo de trabalho e diminuição da produtividade

Em geral, um negócio tem determinada quantidade de trabalho a ser feita, independentemente de como suas equipes e funcionários irão gerenciar o fluxo de tarefas. O segredo para fazer com que todas elas caibam em uma agenda apertada, portanto, é organizar a prioridade das tarefas e delegar funções, para que tudo seja concluído no prazo de que se dispõe.

Quando isso não é feito, acontecem atrasos e prejuízos, além de perdas de oportunidades de negócio ou de clientes, por não conseguir atingir as metas no tempo combinado. Portanto, aprender a criar tarefas é fundamental na gestão da sua equipe.

É importante entender quais são as tarefas que levam mais tempo para serem executadas. Será que em grande parte do seu tempo você utiliza apenas “apagando incêndios”, ou para tarefas de maior importância? Para ter esse controle, o famoso “Timesheet” pode ser uma grande aliada. Crie projetos, liste tarefas e utilize o cronômetro para marcar a quantidade de horas para determinado objetivo.

 

Estresse e comprometimento da qualidade de vida

A grande quantidade de trabalho acumulada, a sensação de ter pouco tempo para realizar tudo e os prazos apertados podem causar grande estresse e, assim, ocasionar inclusive problemas de saúde.

Essa situação desagradável também pode contribuir para o esquecimento ou renúncia dos assuntos pessoais ou da convivência com a família em decorrência da esfera profissional, o que compromete a qualidade de vida de qualquer pessoa.

Fazer muitas horas extras, abrir mão dos finais de semana, levar trabalho para casa todos os dias e ficar debruçado no serviço até de madrugada são perigos recorrentes para quem não consegue gerenciar o tempo, de modo a dar conta das demandas somente no horário reservado para o trabalho.

 

Perda de qualidade no trabalho e credibilidade dos clientes

Outro grande perigo da má gestão do tempo no trabalho consiste justamente no comprometimento de seus resultados devido a atrasos, você acaba perdendo credibilidade, clientes e aumentando a dificultada de de conseguir novos clientes.

No entanto, novas tecnologias podem ajudar na tarefa de organizar e gerenciar o tempo.

Negligenciar a importância de ter ferramentas auxiliares e tentar confiar somente na mente pode ser um grande erro, que pode trazer esquecimentos, demoras ou perda da confiança dos clientes.

 

3) Métodos de gestão do tempo

 

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Existem pessoas que têm uma agenda lotada e, mesmo assim, conseguem dar conta de tudo. Por outro lado, há aquelas que se frustram todos os dias por não ter conseguido fazer nem um terço das atividades que deveriam. Tem algo errado, não é mesmo? Isso é a falta de métodos de gestão do tempo.

É bem verdade que, dependendo do que estamos fazendo, o tempo parece passar mais rápido ou mais lentamente. Mas, independentemente disso, conseguir gerenciar o tempo adequadamente é algo fundamental para a carreira profissional de qualquer pessoa. Pensando nisso, preparamos este post para mostrar alguns métodos de gestão de tempo que você precisa conhecer. Vamos lá?

 

Metodologia GTD

 

Baseia-se na identificação das etapas a serem vencidas. Não dá importância às prioridades. Também passa pelo pressuposto de que atividades que gastam menos de 2 minutos devem ser feitas imediatamente.

A metodologia GTD se baseia na “arte de fazer acontecer” (gettings things done). É um sistema inovador tanto para vida pessoal quanto profissional. Criada pelo consultor americano David Allen, essa técnica apresenta soluções para transformar a agitação do dia a dia e as incertezas em um sistema de produção bem afastado do estresse.

Como resultado, há o alívio da sensação da sobrecarga, criando foco, clareza e confiança. É um método que ajuda a melhorar a qualidade de vida, gerar resultados para a empresa e para a vida pessoal.  O GTD pode ser utilizado com vários softwares de gerenciamento de atividades. Os mais utilizados são o Outlook, Google e Lotus Notes.

 

■ Como praticar os métodos de gestão do tempo?

Para realizar esse método, você precisa tirar da cabeça as pendências e registrá-las em um sistema confiável. Depois, analise as pendências. Se elas levarem menos de dois minutos, execute-as imediatamente. Caso contrário, coloque em uma lista de acordo com o contexto e defina quando você vai realizá-las.

Em seguida, realize a próxima tarefa. Ao finalizá-la passe para a próxima. Se aparecerem novas pendências, coloque-as na caixa de entrada. No final da semana, faça uma auditoria na caixa de entrada e separe as tarefas, revisando as listas.

 

■ Mensure quanto tempo gasta em cada tarefa

É importante entender quais são as tarefas que levam mais tempo para serem executadas. Será que em grande parte do seu tempo você utiliza apenas “apagando incêndios”, ou para tarefas de maior importância? Para ter esse controle, o famoso “Timesheet” pode ser uma grande aliada. Crie projetos, liste tarefas e utilize o cronômetro para marcar a quantidade de horas para determinado objetivo.

 

Técnica Pomodoro

Baseia-se na concepção de que pausas frequentes podem aumentar a agilidade do cérebro, buscando amenizar a ansiedade no decorrer do tempo. A metodologia Pomodoro foi desenvolvida pelo italiano Francesco Cirillo por volta de 1980 e usa um cronômetro para fracionar o trabalho em períodos de 25 minutos.

O método Pomodoro é simples e fácil, ajudando a manter a pessoa focada na atividade e evitando distrações.

■ Como praticar métodos de gestão do tempo?

Primeiro, escolha a tarefa que será executada e o Pomodoro (alarme) deve ser ajustado para 25 minutos. Trabalhe na tarefa até que o alarme toque. Nesse momento, faça uma pausa curta (de 3 a 5 minutos). Faça uma pausa mais longa (de 15 a 30 minutos) à cada quatro “pomodoros”.

Há muitos outros métodos de gestão do tempo como mapa mental, criado pelo britânico Tony Buzan,  técnica do post-it ou uso de ferramentas que facilitam e automatizam essas tarefas. O importante é que você encontre o melhor método de gestão de tempo para você, pois, um profissional que sabe gerir suas atividades e faz uso da gestão do tempo correta está encaminhando o desenvolvimento de sua carreira.

 

Time Tracking: técnica mais antiga do mundo

 

O seu maior inimigo é o tempo? O termo Time tracking – em português significa rastreamento de tempo – é o método de simplificação de horas trabalhadas, horas de envolvimento com alguma atividade/processo. No contexto profissional as companhias e pessoas usam a metodologia para acompanhar dados de trabalho, analisar eficiência, produtividade dos funcionários, enfim, tentam fazer bom uso do seu tempo. Desde metodologias de gerenciamento de projetos e sistemas de contabilidade até processos de colaboração e comunicação, o Time tracking pode permitir que empresas, funcionários, profissionais no geral, sejam produtivos em níveis que possibilitam ótimos resultados em qualquer atividade ou processo proposto.

Continue lendo sobre Timetracking no blogpostTime Tracking: Métodos Populares de Monitoramento de Tempo e veja todos os métodos que muitas pessoas utilizam para fazer o apontamento de horas trabalhadas.

 

4) Timesheet: método mais utilizado por empresas

de  sucesso

Imagine se você tivesse um aplicativo que acompanhasse a produtividade da sua equipe e, ao mesmo tempo, aumentasse significativamente o seu rendimento? Pois saiba que esse tipo de software já existe e é conhecido no ambiente corporativo com o nome de timesheet. Esses aplicativos funcionam muito bem para gerenciar o tempo nos processos e atividades de equipes de diversos setores.

 

■ O que é?

Timesheet nada mais é do que o sistema de controle de horas trabalhadas em cada atividade, em um projeto ou na rotina de trabalho, por cada funcionário.

Timesheet é o termo usado para definir um sistema onde você registra o tempo gasto com cada atividade realizada em seu trabalho diariamente. O sistema é usado para fazer o controle de horas trabalhadas em projetos dentro de uma empresa, facilitando assim, a gestão do tempo da equipe.

■ Como funciona?

Inicialmente, esse controle era feito por meio de planilhas em folhas de papel ou cadernos, daí o nome timesheet (time=horas sheet=planilha). Atualmente, é mais comum encontrar o controle de horas trabalhadas em tabelas de excel ou até mesmo por meio de softwares ou plataformas online, que entregam muitas outras vantagens para os gestores, não somente o controle de hora trabalhada.

 

O meio mais eficiente atualmente, são os dispositivos eletrônicos que conseguem detectar com o que a sua equipe está ocupada. Com ele, é possível identificar se os colaboradores estão em sites, redes sociais ou com algum tipo de documento aberto, e também há como medir quanto tempo cada tarefa está demandando da equipe. Isso pode direcionar as ações do gestor e fazer com que ele tome decisões mais acertadas acerca da divisão do trabalho.

 

■ Como usar?

Os mecanismos de controle de ponto são insuficientes para saber se a sua equipe está sendo, de fato, produtiva. Já o controle de tempo por meio de softwares tecnológicos complementa esse acompanhamento e oferece à liderança maneiras de avaliar melhor o grupo. Principalmente quando a equipe trabalha de forma remota e com grande volume de horas-extras, a necessidade de ter formas mais precisas de mensurar o tempo de trabalho fora do escritório fica evidente.

A ferramenta de controle de tempo demonstra, por meio de diversos relatórios, o período que cada computador ficou ligado e ainda consegue especificar em que tipo de atividade. Quando esse controle é feito manualmente por cada colaborador, pode-se perder a precisão do registro.

 

■  Hashtrack

HashTrack, por exemplo, é um serviço de apontamento de horas e gestão do fluxo de tarefas, permitindo total controle de seu tempo de trabalho e capacidade de produção. De fácil utilização, traz benefícios à organização de projetos e atividades realizadas por toda a equipe, evitando o perigo de cair em descrédito, atrasar entregas ou comprometer a boa imagem no mercado.

Perder o controle e a qualidade do trabalho — e, principalmente, a credibilidade dos clientes — é, sem dúvidas, um dos maiores perigos que você pode correr, se não tiver boa gestão do tempo em seus negócios. Agora, você percebeu melhor quais são os riscos que você corre ao não investir na gestão de tempo? Dá pra ver que esse é um assunto que não podemos deixar de lado e que influencia diretamente na produtividade da sua equipe, não é mesmo? Leia mais em nosso blog post “Afinal, o que é timesheet?”.

 

 

5) Ranking: 10 aplicativos que vão te ajudar a

otimizar o seu tempo

  1. Wunderlist / OneNote
  2. Trello
  3. asana
  4. Evernote
  5. calendário do Google
  6. Todoist
  7. OptimizeMe
  8. LastPass
  9. Google Drive
  10. Dropbox

Caso você precise otimizar o tempo nas atividades da sua empresa, você precisa de um software de gerenciamento e apontamento de horas, um Timesheet, confira nosso blog post“Timesheet Online”.

 

Gostou?

Aplicando tudo isso que você aprendeu, você certamente conseguirá aproveitar muito melhor o tempo disponível, diminuindo bastante a sensação de que precisa de mais horas no dia e aumentando a sua produtividade.

Gostou do conteúdo? Sabemos como é difícil fazer todas as atividades que planejamos em 24 horas, pensando nisso criamos o “E-Book: Gestão do Tempo – O Guia Definitivo” que você pode baixar gratuitamente e começar a organizar o tempo de  GE efetiva na sua vida e na sua empresa. Baixe agora!


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