Como gerenciar o tempo da equipe: 7 dicas infalíveis!


Você tem aquela sensação constante de falta de tempo? Todos os dias, no trabalho, o seu desejo é de que o dia tenha 32 horas? Essa é a realidade da maior parte das empresas atualmente. Gerenciar o tempo d equipe passou a ser um desafio tão grande quanto vender produtos, cumprir metas ou fazer planejamentos e relatórios.

Se você gere uma equipe de trabalho, a questão do tempo extrapola a sua própria rotina. Além do seu dia, você precisa cuidar da produtividade e do tempo dos seus comandados. E eles também têm a mesma sensação de que falta tempo para tudo.

É uma situação estressante, mas contornável. A tecnologia e as técnicas de gestão modernas trazem diversos recursos e ferramentas para gerenciar o tempo, aproveitar melhor o dia e potencializar a produtividade de cada profissional.

Neste artigo, mostramos 7 dicas úteis para que você ajude a sua equipe a gerenciar o tempo de maneira assertiva e produtiva. Vamos lá?

1. Defina prioridades

Uma empresa apresenta, diariamente, uma infinidade de tarefas para serem cumpridas pelos seus funcionários. Infelizmente, por mais que sejamos muito produtivos, é impossível cumprir todas de uma vez, com a mesma qualidade. Por isso, é preciso definir prioridades.

Como gestor, é sua responsabilidade saber quais tarefas são mais urgentes e quais podem esperar para serem cumpridas. Afinal, é você quem precisa providenciar o alinhamento da sua equipe à estratégia da empresa. E as tarefas mais aderentes aos objetivos empresariais são sempre prioridade.

O ideal é fazer uma lista para cada funcionário, assim que as tarefas forem chegando, colocando as tarefas com prioridade alta, média e baixa. Peça também que eles o notifiquem a cada tarefa cumprida, para que você possa incluir as que chegarem depois.

2. Divida o trabalho por produtividade

Como você já sabe, as pessoas não são iguais. Cada funcionário tem um perfil de trabalho diferente. Você pode ter um membro na sua equipe que seja extremamente detalhista com cada aspecto da tarefa, mas que exige um prazo maior para cumpri-las. E pode ter outro que realiza vários trabalhos por dia, mas sem o mesmo nível de qualidade.

Essa é a grande vantagem de se manter uma equipe multidisciplinar. Mas é preciso cuidado para que as tarefas sejam repassadas de acordo com o perfil de trabalho de cada um. Se você repassar um relatório a ser entregue para a diretoria a um funcionário pouco apegado aos detalhes, vai ter problemas. Em compensação, se tiver que repassar uma atividade que precisa ser entregue em uma hora para um funcionário excessivamente detalhista, vai perder o prazo.

Fique atento aos perfis da sua equipe na hora de dividir o trabalho.

3. Saiba manter a calma durante os imprevistos

Por mais que você planeje o dia de trabalho da sua equipe, imprevistos e tarefas de última hora podem acontecer. Ou um funcionário não vai, ou chega uma tarefa urgente da diretoria, ou acaba a luz na empresa.

Nessas horas, o importante é não entrar em pânico. Principalmente você, que está à frente do time. Ao lidar com um imprevisto, é importante respirar fundo, ver todas as possibilidades para prosseguir com o trabalho da melhor maneira possível e orientar a equipe nesse sentido.

Se o gestor perde a cabeça, leva toda a equipe a entrar em pânico junto. E, assim, nenhum trabalho será concluído a tempo de ser entregue.

4. Tome cuidado com a procrastinação

A procrastinação é um grande desafio para as empresas atuais. Como as pessoas têm rotinas corridas e precisam, muitas vezes, passar o dia todo resolvendo problemas da empresa e também  pessoais, o trabalho acaba ficando para depois.

E cabe ao gestor um papel difícil: ele precisa garantir a entrega das tarefas, mas não pode fazer cobranças excessivas a ponto de se tornar invasivo.

Se você percebe que um funcionário está atrasando a entrega de muitas tarefas, é hora de chamá-lo para uma conversa preventiva.

É preciso entender o que está se passando e tentar ajudar. Ele pode ter algum problema pessoal, que você nem imaginava que estava acontecendo, afetando o seu desempenho no trabalho.

5. Invista no ambiente para evitar barulhos e distrações

O ambiente de trabalho é fundamental para a produtividade da equipe. Um ambiente de muito barulho e com excesso de distrações certamente não irá contribuir para a agilidade na entrega das tarefas diárias.

Obviamente, cada equipe tem um ambiente voltado para a sua especialidade. Se você gere uma equipe de comunicação, por exemplo, dificilmente vai conseguir um silêncio típico de um mosteiro. E nem precisa! Já se você estiver à frente de uma equipe de arquitetos, que precisa cuidar de detalhes vitais de um projeto, vai ter que buscar um ambiente mais silencioso.

6. Faça uma reunião semanal

Pode parecer que não, mas a equipe sente falta da presença do gestor. Como você está envolvido em decisões estratégicas e muitas reuniões, nem sempre está presente para ajudá-la a todo o momento.

Por isso, é importante que você crie a rotina de estabelecer uma reunião semanal com a sua equipe completa. É neste momento que vocês podem corrigir rumos do trabalho, avaliar a semana anterior e planejar como será a próxima.

Coloque essa reunião na sua agenda como prioridade alta. Evite desmarcá-la constantemente, pois isso pode criar a sensação de que os membros da sua equipe são menos importantes para você.

7. Use a tecnologia a seu favor

Hoje em dia, não é mais necessário fazer a gestão do tempo por meio de planilhas complicadas ou de quadros espalhados pela sala. A tecnologia possibilitou a criação de softwares modernos que ajudam na divisão do tempo de cada tarefa e permitem acompanhamento constante do desenvolvimento delas.

Você pode fazer a gestão de horas trabalhadas de forma simples e intuitiva, acompanhar o desenvolvimento de projetos, gerar relatórios instantâneos, verificar as atividades de cada funcionário, aprovar as horas apontadas pelo time e muito mais!

E então, essas dicas foram úteis para que você possa gerenciar o tempo da sua equipe? Não deixe de compartilhar esse conteúdo com seus amigos nas redes sociais (FacebookLinkedIn, Twitter e Google +)!


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