Gerenciamento de projetos: como alinhar a expectativa dos times?

como alinhar a expectativa dos times

Trabalhar com coesão é a chave para o sucesso de qualquer equipe, seja ela um time de futebol em campo ou um grupo de advogados especializados trabalhando juntos em uma ação judicial.

Por isso, no gerenciamento de projetos é sempre enfatizado que o time precisa estar alinhado às expectativas para conseguir desenvolver um produto coeso e bem executado. Neste post vamos mostrar algumas técnicas para alcançar isso. Confira:

Por que alinhar as expectativas do time?

Imagine um barco com vários remadores, mas nenhum deles sabe para qual direção remar. O resultado disso é que esse barco, no caso, o seu time, não sairá do lugar — ou pior, seguirá na direção errada.

Em outros momentos, o gerente de projeto até consegue direcionar bem o time, mas os resultados dos esforços dos colabores não vão condizer com suas expectativas. Isso também é uma bomba de desmotivação na sua equipe.

Voltando ao exemplo do barco, é como se os remadores achassem que estão indo de volta para a terra firme, mas descobrissem que, na verdade, o capitão está levando todos mar adentro. Para evitar motins e decepções, o alinhamento de expectativas é essencial.

Como alinhar a expectativa dos times?

1. Trabalhe a comunicação no gerenciamento de projetos

Boas práticas de comunicação são essenciais em qualquer projeto. Ter um plano de comunicação eficiente é importante para quem quer alinhar as expectativas dos times e assegurar coesão na execução do que foi planejado.

O PMBoK, guia de conhecimento do PMI que reúne todas as boas práticas em projetos, lista ótimas ferramentas para serem usadas pelo profissional da área. Mas a melhor estratégia para ter comunicação efetiva é contar com especialistas da área de comunicação social na sua equipe. Eles serão capazes de identificar a necessidade de informações e distribuí-las na hora certa.

2. Tenha um projeto transparente e visível

Um projeto bem documentado e disponível em um local de fácil acesso para todas as partes interessadas é importante por muitas razões; alinhar as expectativas é uma delas. É fundamental que os colaboradores possam consultar essa documentação para entender como está a execução e para onde o projeto caminha.

Mesmo com bastante visibilidade e transparência, essa informação pode ser de difícil acesso para os executores: além de normalmente extensa, a documentação do projeto pode ser muito técnica, o que inibe a leitura e consulta. E não dá para colocar toda a culpa na preguiça inerente de alguns em ler texto grande.

A recomendação aqui é que o gerente de projetos use, além da boa comunicação descrita no tópico anterior, documentos chave claros sempre acessíveis ao time.

3. Tenha um cronograma atualizado

Além da EAP, outro documento essencial para deixar todo o time na mesma linha é o cronograma — seja ele feito em um software profissional de gestão de projetos com um planejamento extenso descrito em representações gráficas, ou apenas em uma folha de texto com datas. Esse documento precisa estar, além de visível e acessível, sempre atualizado. Monitorar a execução é importante também para evitar perda de tempo.

Qualquer gerente de projetos com um mínimo de experiência sabe que o cronograma vai, na melhor das hipóteses, mudar algumas vezes ao longo da execução. Mesmo quando o planejamento é muito bom, imprevistos, atrasos ou até adiantamentos acontecem. Para que ele seja bem usado e confiável, é preciso que esteja em dia.

4. Monitore e avalie a saúde do time

A prática de monitorar a saúde do time é bem comum nas metodologias ágeis, mas mesmo no gerenciamento de projetos tradicional é importante avaliar sempre se os colaboradores estão motivados e se não existem conflitos dentro da equipe.

Mesmo um formulário de perguntas simples distribuído periodicamente ao longo da execução pode gerar resultados satisfatórios aqui; claro, mais técnicas formais conduzidas por um facilitador ou até mesmo um psicólogo são a melhor forma de checar a saúde do time.

E entre as várias saídas deste processo, quem lidera o gerenciamento de projetos precisa saber se os colaboradores continuam alinhados ao objetivo, para poder tomar decisões caso eles não estejam.

Aprendeu mais sobre a importância de alinhar as expectativas dos times? Então, clique aqui para conhecer a metodologia Data Driven e entender como isso tem mudado a forma de gestão de projetos!


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