9 estratégias para administrar o tempo na gestão de projetos


Sentindo que o relógio está correndo mais do que você? Com tantas preocupações e atividades por realizar, é natural que em determinado momento você sinta a necessidade de administrar o tempo com maior eficácia.

Como diriam os físicos, o tempo é sempre o mesmo, o que diferencia as pessoas na gestão do tempo é a forma com que elas organizam suas atividades para que tudo caiba na agenda. E você, sabe como se organizar para dar conta de todos os projetos em andamento?

Se anda faltando ideia para melhorar sua organização e aproveitar o tempo da melhor forma possível, chegou ao lugar certo! Selecionamos aqui algumas dicas para você administrar o tempo na gestão de projetos!

Defina um horário de trabalho

Quem trabalha atendendo a clientes, como autônomo ou freelancer, costuma ter horários que vão bem além do tradicional “das 8h às 18h”. Ter flexibilidade para trabalhar no período que mais lhe convém é ótimo, mas não esqueça que nosso corpo e mente precisam de descanso.

Por mais que você tenha um horário de trabalho anormal para os padrões de mercado, defina ao menos uma quantidade de horas a serem trabalhadas diariamente, a fim de ter tempo para o lazer e o descanso, além dos compromissos pessoais, é claro.

Organize sua agenda

Não interessa se você controla compromissos na agenda de papel, na agenda eletrônica, no aplicativo do celular ou em uma planilha. O importante é ter uma noção de quanto tempo você leva para concluir cada tarefa, distribuindo tudo o que deve ser feito dentro do horário de trabalho estipulado anteriormente.

Considere o deslocamento entre um cliente e outro, os intervalos para almoço e lanche, pausas durante o dia que permitam recuperar o fôlego e seguir trabalhando com concentração. Com todos os compromissos anotados, você terá uma dimensão do que é capaz de fazer em um dia de trabalho, otimizando o tempo gasto em cada atividade.

Defina prioridades

Administrar o tempo é saber o que é prioridade e o que pode ser feito depois. Não estamos falando de procrastinar, mas sim de definir o que vem primeiro na sua agenda. Uma forma de classificar suas atividades por ordem de importância é utilizar a Matriz GUT (Gravidade, Urgência e Tendência).

Para cada um destes quesitos você confere uma nota de 0 a 5, somando o total de cada atividade. As que têm maior pontuação devem ser priorizadas na sua agenda, pois têm mais chances de acarretar em problemas futuros.

Use a técnica Pomodoro

Essa técnica tem por fundamento que vamos perdendo a concentração quando desenvolvemos tarefas que demandam muito tempo. A sugestão então é cronometrar suas atividades, mantendo o foco por 25 minutos e descansando 5.

Desta maneira você dá um descanso ao cérebro, retoma as energias e segue concentrado naquilo que deve entregar. A técnica Pomodoro exige também que você não seja interrompido durante os 25 minutos de trabalho, o que significa não atender ao telefone, conferir o Whatsapp ou navegar por redes sociais.

Delegue tarefas

Se for possível delegar algumas tarefas para outros membros da sua equipe, não hesite em fazer isso. Primeiro, porque você deve confiar nas pessoas que trabalham com você e ajudá-las a desenvolver suas competências; segundo, porque você deve se focar nas tarefas mais importantes e que não podem ser realizadas por outras pessoas.

Quando você delega, está dando oportunidade para que seus colegas ampliem o roll de atividades e aprendam mais sobre o empreendimento, ao mesmo tempo que otimiza seu tempo e abre espaço para que você também pode receber novas atribuições e responsabilidades.

Evite reuniões longas

É consenso que reuniões longas sempre acabam com poucas decisões tomadas e uma nova data para resolver temas que poderiam ter sido discutidos hoje.

Isso acontece porque perdemos o foco rapidamente, ainda mais quando várias pessoas estão envolvidas.

Prefira reuniões diárias de 15 minutos, em horário predeterminado. Criando o hábito junto com seu time, as pessoas se acostumarão a resolver questões rapidamente e sem enrolação. Além disso, melhor dedicar 15 minutos todos os dias para resolver questões práticas do que passar horas a fio numa sala para resolver os problemas acumulados de um mês inteiro.

Adote o método Getting Things Done (GTD)

Esse método de administração do tempo ajuda muito no momento de planejar sua agenda. Ao final do dia, faça uma lista de todas as atividades do dia seguinte. Verifique quais delas podem ser delegadas, quais podem ser postergadas, o que é rápido de resolver e o que demanda uma atenção maior.

Após essa classificação, determine as ações: delegue, postergue, resolva o que é fácil e livre sua agenda para as tarefas mais difíceis. As demandas que surgirem ao longo do dia seguinte serão vistas somente ao final do dia, para que você faça o mesmo exercício.

Feche o e-mail

Uma ferramenta de trabalho imprescindível, mas que está se tornando um dos maiores ladrões de produtividade, é o e-mail. Você chega e sua caixa de entrada está lotada, demandando um tempo enorme para fazer a triagem do que é realmente importante. Ao longo do dia, as mensagens vão chegando e se acumulando, causando aquela certa ansiedade para ver do que se trata cada e-mail.

Evite esse tipo de situação a todo custo. Faça a triagem de e-mails somente no fim do dia, deixando o que é realmente importante para ser definido na manhã do dia seguinte. Enquanto trabalha, deixe o e-mail fechado e desabilite os alertas de mensagem. Em pouco tempo você verá sua produtividade aumentar consideravelmente.

Vá de aplicativo

Gestão do tempo é um problema mundial, por isso mesmo, várias empresas estão investindo em soluções que ajudam outras pessoas a otimizar o tempo gasto no trabalho e até na vida particular.

Se buscar na internet, verá uma série de ferramentas de administração do tempo, algumas fáceis e intuitivas, outras nem tanto. Eleja a de sua preferência e organize seu tempo com o auxílio de um aplicativo de gestão do tempo.

Você terá acesso a agendas, priorização de tarefas, contagem do tempo de cada atividade, relatórios analíticos e uma série de recursos que te ajudarão a manter o tempo sob controle.

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