7 passos para motivar seu time a preencher o Timesheet online


“Você pode, por favor, preencher seu timesheet online desse mês? “

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Quem nunca se deparou com um pedido desses do seu chefe pra preencher o Timesheet?

Ou mesmo, você como gestor, nunca se deparou com o desafio de fazer com que todos da equipe preencham suas horas?

E daí eu pergunto: Por quê as pessoas têm tanta aversão ao preenchimento de horas? Algo que era para ser simples, virou um terror no fim do mês, tanto para você quanto para eles. Concorda?

Ao avaliar o comportamento dos colaboradores, podemos dizer que tudo aquilo que envolve uma ou mais bases de dados, e campos a preencher, é algo que causa aversão nas pessoas.

Não me refiro apenas ao Timesheet, mas também a recursos de CRM, como por exemplo, completar tabelas com dados dos clientes. É meio chato, né?

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Assim preencher dados é um desafio motivacional tanto para o gestor quanto para sua equipe.

E como podemos resolver essa questão? Como fazer seus funcionários preencherem o Timesheet?

Vamos falar primeiro sobre o que NÃO fazer, que também é importante.

Algumas empresas optam por penalizar seus funcionários.

Podemos citar alguns exemplos reais como: “Caso você não preencha o Timesheet, sem internet para você” e “Vamos descontar do seu salário”.

Em um cenário hipotético, como você se sentiria com essas ações caso fizesse parte dessas empresas?

Aposto que de qualquer forma, menos motivado! Certo? O que isso causa é raiva, e não vontade de qualquer coisa.

Muitos gestores não sabem o que fazer com as tarefas operacionais. Quais atitudes como gestor você poderia tomar sem causar um mal-estar?

O relatório de horas, as informações sobre os clientes deverão ser preenchidos pelo bem ou pelo mal, de qualquer forma.

Que motivos posso oferecer para que minha equipe preencha o Timesheet?

Nesse artigo temos como objetivo mostrar aos executivos e suas equipes que existem SIM maneiras de motivar a todos, e tornar essa tarefa menos chata.

De início vamos mostrar um exemplo extremo, para não dizer isolado, o “Drink Sheet”.

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A agência JWT, a mais antiga agência de publicidade do Brasil, possui diversos escritórios em todo país.

Imagina o tamanho do desafio que é fazer toda essa galera preencher suas horas.

Para enfrentar essa situação, a agência criou uma ação intitulada de “If you fill out your timesheet, we will give you free beer (and soda too)” – traduzindo do Inglês “Se você preencher suas horas, nós daremos à vocês cerveja de graça e refrigerante também”.

Confira o vídeo da ação abaixo:

Então, como funcionava?

O sistema de Timesheet da agência foi integrado a uma geladeira. A partir do momento em que TODOS os colaboradores preenchessem suas horas, a geladeira destravava.

Com um detalhe: caso uma única pessoa não preenchesse, a geladeira permaneceria trancada até o fim da tarefa.

 

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O que você acha desse modelo?

Partindo do princípio da liberdade de expressão, particularmente considero esse modelo um pouco controverso.

Além do fato de álcool não ser o motivo mais indicado em um ambiente de trabalho (as agências costumam ser mais descoladas nesse sentido 😛 ) se coloque no lugar daqueles que não bebem.

Tudo bem que, a partir daquele momento uma esfera mais descontraída se inicia na agência, isso é uma espécie de Happy Hour no seu ambiente de trabalho. E existem outras formas de se divertir além de beber.

Mas o ponto aqui não é julgar se o momento é legal ou não, mas sim o sentimento que prevalece com isso.

Você concorda que a pressão continua a mesma, e o pior de tudo, a ideia de que preencher o Timesheet é mandatório e principalmente, chato também prevalece?

Ou seja, tudo que os gestores buscavam era que “preencher suas horas passasse a ser legal”, enquanto na verdade isso foi maquiado para “Ok, tenho que fazer isso pelos outros e pela cerveja”.

Então esse sentimento não mudou. Você como gestor não cumpriu seu objetivo.

De cerveja você pode passar para pipoca, para jogos, até que todos se cansem, e entendam a real intenção de tudo isso: preencha o Timesheet.

Por quê proponho esse raciocínio?

Porque é necessário que os funcionários/gestores entendam o REAL motivo de estarem preenchendo as horas, e passem a valorizar esse processo a partir disso, e não de um fator motivacional qualquer e externo.

Passos para motivar sua equipe

 

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Abaixo vamos listar alguns passos que você possa utilizar para motivar seus funcionários a preencherem o Timesheet, e tornar essa tarefa menos dolorosa:

 

Passo 1) Explicar claramente o porquê dessa tarefa: esse é o principal passo.

É necessário que os funcionários entendam o porque estão fazendo isso.

Qualquer tarefa que não se compreenda os fins, é chata.

Afinal, “Por quê estou fazendo isso se não sei onde vou chegar? E pior, para que serve?”.

Você precisa conscientizar a todos do porque o Timesheet existe.

Vamos para um exemplo para ficar mais claro:

As horas estão relacionadas diretamente ao contrato com o cliente, certo?

Você não deve chegar ao seu funcionário e dizer “Preciso que você preencha o Timesheet para comprovar ao cliente que estamos entregando as horas pelas quais ele paga”.

Isso definitivamente não ajuda.

Valorize o trabalho do seu colaborador, diga a ele o quanto ele é importante na execução daquele projeto, e o principal como ele é um dos pilares para entrega.

Relacionar as horas trabalhadas com os pontos individuais de cada um, em conjunto com a importância do que é feito, é fundamental.

É necessário que o colaborador crie responsabilidade, pois a partir disso ele entenderá a real necessidade e o “preenchimento de horas” deixará e ser apenas uma tarefa delegada pelo seu chefe.

Frases como “O sucesso do projeto depende de você”, “Demonstre como seu trabalho foi importante nesse mês” funcionam!

Esse é o Mindset! 😉

 

Passo 2) Não penalize horas “a mais” apontadas

Bom, tendo em mente o primeiro passo, e portanto que o Timesheet deve ser visto como uma ferramenta que valoriza o trabalho, novamente se coloque no lado do seu colaborador e responda: Por quê ele apontaria mais horas para determinada tarefa?

Ao meu ver ele está claramente demonstrando que colocou mais esforços ali, concorda?

E se você o penalizar, o que ele sentirá?

Justamente o contrário do que queremos: ele se sentirá desvalorizado.

Atenção aos excessos: Claro que os excessos devem ser controlados, mas tudo isso com muita transparência.

Não manipule as informações, isto é, não “corrija” as planilhas sem que seus colaboradores saibam.

Uma conversa franca, explicando questões contratuais, ou até mesmo postergando uma valorização pode funcionar.

 

Passo 3) Coloque os objetivos do projeto no Software de Timesheet

Sabe aquela história de que quando não se sabe onde quer chegar, qualquer lugar serve?

Falamos tanto disso no nosso dia-a-dia, mas quando é para colocar em prática, acabamos não percebendo.

Vamos a mais uma provocação: Como você se sentiria caso o projeto determine uma meta e você a cumpra em um tempo ainda menor do que estabelecido?

Eu diria: “Você é o cara, parabéns!” 😉

Novamente aqui reforço a ideia de como é importante que o colaborador se sinta parte do todo.

Nesse contexto, estabeleça metas, faça com que o Timesheet seja um desafio, e bonifique aqueles que o superarem.

As bonificações devem ser individuais, e use sua criatividade para isso.

Aqui vale um lembrete: “experiências” valem muito mais do que “dinheiro”.

 

Passo 4) Reveja as metas mensalmente

Se um colaborador supera sua meta do mês, ele precisará de um novo desafio. Nada de ficar parado!

Assim, é importante que as metas sejam mensalmente revisadas para que o colaborador se mantenha motivado a todo momento.

Cada mês, uma nova jornada.

Lembre-se: O funcionário está fazendo a parte dele, aqui você como gestor não pode falhar e deixar de fazer a sua!

Caso isso ocorra poderá derrubar o pilar de como cada colaborador é importante, e principalmente o pilar da meritocracia.

 

Passo 5) Seja transparente, compartilhe os dados

Reconhecimento é sim importante.

Alguns dizem que “Ah … eu tenho meus próprios objetivos, não me comparo com os demais”, mas no fundo todos esperam elogios ou comentários positivos sobre seu trabalho. Amaciar o ego não faz mal a ninguém, né?

Assim gestor, compartilhe os resultados, estabeleça os destaques e valorize o trabalho de cada um.

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Passo 6) Torne o processo fácil

Tabelas que só fazem sentido para você, também não ajuda. O processo de apontamento de horas deve ser simples e rápido. Já temos que enfrentar diversas dificuldades e burocracias em nossos trabalhos, e preencher o Timesheet não deve ser mais um complicador.

É aqui que entram os Softwares que foram criados para ajudar sua equipe.

Passo 7) Aprenda com os erros

Com o sistema de Timesheet você conseguirá apontar quais tarefas sua equipe tem levado mais tempo para concretizar.

Será que as horas dos seus colaboradores têm sido bem utilizadas?

Identifique se os projetos que levam mais tempo são aqueles de maior retorno! Caso essa relação não esteja positiva, está na hora de você rever todo seu planejamento!

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Espero que o artigo clareie um pouco suas ideias! 😉

Até o próximo artigo!


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