6 motivos que provam porquê você precisa de um Software de Timesheet

software de timesheet

Será que você precisa de um software de timesheet? A resposta está nesse post, só continuar lendo!

 

Vamos começar falando de mudança de processos. Isso mesmo! A mudança de processos é algo sempre “doloroso” para uma equipe.Sair da zona de conforto incomoda, e o pensamento que domina nesses momentos  é “mas se está bom desse jeito, então para que trocar?”.

Nós seres humanos somos avessos à algumas mudanças, principalmente àquelas que significam alterar aquilo, que hoje, já é um hábito.

Vamos passar esse pensamento para dentro do ambiente empresarial.

Com o surgimento de novas tecnologias, tudo muda a todo momento.Nesse contexto, aquelas empresas que não se atualizarem ficarão para trás, defasadas, isoladas em um “antigo mundo” que poderá prejudicá-las significativamente em um futuro bem próximo.

Agora faz mais sentido o fato de sermos sempre expostos a treinamentos e atualizações, né?

 

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Um dos pontos no qual  muitas empresas insistem em não se atualizar, é o apontamento de horas. Isso porque esse é um processo considerado muito trabalhoso e desnecessário dentro dentro da equipe, mas isso está totalmente errado e precisamos mudar essa visão! O controle de horas está diretamente ligado ao salário dos funcionários e a produtividade da equipe, então é essencial que seja um processo prioritário na gestão!

Pensando nisso, a pergunta é: como é feito esse processo dentro da sua empresa hoje?

Papel e caneta?

Planilhas no Excel?

Quadro de horas?

Se você respondeu sim a uma dessas perguntas, definitivamente chegou a hora de mudar!

Se essa afirmação já lhe causou certo desconforto, você de imediato consegue pensar quais seriam os pontos de dificuldade caso você começasse a utilizar um Software de apontamento de horas, também conhecido como Timesheet, em sua empresa.

Mas você consegue enxergar os benefícios? que essa mudança de processo é muito mais simples e barata do que você imagina?

E o melhor, os pontos positivos não são apenas para a companhia, mas também para os próprios colaboradores; e a implementação é mais fácil, rápida e barata do que você imagina. 😉

 

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Então, quais motivos levariam uma empresa a alterar o atual processo de apontamento de horas?

Separei uma lista de 6 razões que farão você acreditar que está seguindo o melhor caminho! 😉

1) Automatização

 A principal função de uma ferramenta Timesheet é o apontamento de horas. (Claro!)

Por exemplo, se você gastar 5 horas na elaboração de um relatório, você poderá inserir essa tarefa de forma manual na ferramenta, ou até mesmo usar o cronômetro (que nos leva ao ponto positivo de número dois descrito a seguir).

Com as ferramentas você poderá automatizar esse processo. Supondo que esse relatório seja mensal. Que tal colocar esse apontamento como recorrente para que seja repetido todos os meses?

 

Assim, mês que vêm, caso você gaste menos tempo, é só editar, caso contrário seu relatório já estará pronto.

Tudo automático! Fácil, né?

 

2) Precisão

No final do segundo tempo surge um novo pedido do cliente.

Vamos pensar no caso de uma agência de publicidade cuja marca acaba de ser “atacada” nas redes sociais.

Que tal o exemplo Suco Ades, que aconteceu lá em 2013? O caso: todo um lote do produto do suco de Maçã foi suspenso pela ANVISA, pois acidentalmente foi contaminado por um determinado produto de limpeza. Pesado, né?

Imagina o problemão que a marca enfrentaria dali para frente.

E daí, coloco para você um problema maior: você é a agência responsável por responder pela marca.

Você saberia dizer quanto tempo precisaria despender nessa tarefa?

A internet é imprevisível. Nunca saberemos quando os usuários vão parar de citar ou reclamar.

E aí chegou o fim do mês. Hora de passar o relatório para o cliente para faturamento do projeto.

Sem lembrar muito bem, você aponta para essa tarefa aquilo que ainda tem na memória.

Mas, para que “estimar” as horas se você pode ser preciso?

Esse processo precisa ser muito bem definido, caso contrário sua empresa poderá estar perdendo dinheiro,  e você não tem nenhum controle sobre isso!

 

3) Deixe o software fazer o operacional para você

O apontamento de horas um processo litigioso – Quantas pessoas será que concordam com isso?

Pela minha experiência, a maior parte dos feedbacks vindo dos colaboradores é que esse processo é “repetitivo” e principalmente “operacional”.

Com os Softwares de Timesheet você consegue livrar sua empresa de todas essas reclamações, com processos automáticos e menos cansativos.

 

4) Livre-se da papelada

Papel? Sério? Poxa, estamos na era da “Nuvem” e você ai matando árvores em formato de papel?

Grande parte das empresas já utiliza, por exemplo, até mesmo contratos e assinaturas digitais.

Manter o controle de horas, que é muito importante para empresa e funcionários no papel, é algo bem crítico, não acha?

Está na hora de você mudar também!

Os softwares de Timesheet permitem que você crie uma esfera interessante para seus colaboradores, pois além de serem muito intuitivos, são simples e seguros.

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5) Produtividade

Com o processo automatizado em uma interface simples, os funcionários gastarão menos tempo com essa tarefa, certo? Então aqui o ganho de produtividade é claro. 😉

Além desse ponto, pode-se citar também a questão do “aprender com os erros”.

Com a criação de um apontamento de horas preciso, o funcionário será capaz de identificar quais são as tarefas que ele tem levado mais tempo para executar. Será que grande parte do seu tempo é utilizado com tarefas menos rentáveis?

Os Softwares permitem esse tipo de análise, e com isso você terá a opção de criar novos direcionamentos para sua equipe a partir do histórico de produtividade de todos.

Imagina fazer essa conta com um monte de papel e calculadoras. Dá até arrepio!

 

6) Criação de vários projetos simultâneos e Dashboards personalizados:

O objetivo de toda empresa é crescer.

Com mais clientes, mais projetos, mais tarefas e por consequência você precisará contratar novos colaboradores.

Vamos levar como exemplo que sua equipe chegou a um total de 100 pessoas.

Controlar o trabalho de 2 pessoas é fácil, mas e 100?

Ao fim do mês você precisará apresentar o relatório com todos os dados da sua equipe ao cliente.

Imagine: 100 folhas na sua mesa, ou 100 arquivos no excel, ou 100 emails – isso é, um tempão a ser gasto para fazer o fechamento.

Com um software de Timesheet você pode criar níveis de permissão e cada funcionário poderá fazer seu próprio apontamento na ferramenta.Com isso a única coisa que você precisará fazer ao fim do mês é clicar e “exportar relatório” e enviar ao seu cliente. Moleza!

 

E aí está pronto para mudar?

Torne-se uma empresa atualizada. Faça um teste.

O Hashtrack é uma ferramenta de Timesheet Online que disponibiliza 15 dias de Trial gratuitamente.

Corre lá!

Até o próximo artigo!


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