4 erros de gestão de tempo que você e sua equipe devem evitar

software de timesheet

Os erros de gestão de tempo são alguns dos principais vilões na entrega de resultados e na qualidade de vida de gestores e colaboradores. Sobrecarga de tarefas, reuniões improdutivas, excesso de procrastinação, pausas longas para mexer em redes sociais e aplicativos. Essas são práticas que interferem negativamente no rendimento no trabalho.

No âmbito corporativo, a produtividade e a economia de uma empresa são diretamente afetadas quando seus profissionais têm dificuldades em administrar corretamente o tempo útil deles. Pelo lado pessoal, tais equívocos podem gerar insatisfação e estresse no público interno. Enfim, é um conjunto de problemas que devem ser, ao menos, controlados para não prejudicar negócios e carreiras.

A seguir, apontaremos 4 erros de gestão de tempo e o que você pode fazer para minimizar essas falhas. Acompanhe!

1. Assumir a responsabilidade por tudo

Você pode até achar que dá conta de tudo que pretende fazer, mas, cá entre nós: quantidade não significa boa qualidade, não é mesmo? Logo, assumir um contingente maior de atividades não garantirá que elas sairão de forma satisfatória.

Delegue tarefas e passe a responsabilidade de atividades específicas para outros funcionários. Por outro lado, evite concentrar muitas tarefas em um único ou em poucos colaboradores, pois de nada adianta aliviar o seu lado e sobrecarregar o dia de outros.

2. Não ter uma lista de prioridades claras

Você já se pegou ou percebeu um colaborador largando uma tarefa na metade para iniciar outra porque ambas foram tratadas como urgentes? Então, essa prática é uma das grandes causadoras do acúmulo de trabalho. Todos os seus processos não podem ser somente urgentes ou prioritários, pois isso representa falta de foco. Não à toa ressaltamos a importância de organizar o seu tempo de trabalho.

No começo do dia ou da semana, você pode anotar as atividades que serão feitas e ordená-las em diferentes colunas ou tópicos, separando-as entre urgentes, prioritárias, opcionais e não esperadas (as que podem surgir durante a execução das tarefas).

Evite quebrar sua ordem e, se for necessário, aprenda a dizer não para as solicitações de colegas que possam atrapalhar o seu rendimento.

3. Não monitorar como o tempo está sendo gasto

Você já parou para fazer uma boa análise de como as suas horas de trabalho estão sendo distribuídas? Muitas vezes, e sem perceber, podemos desperdiçar tempo com tarefas com pouca ou nenhuma relevância.

O uso de timesheet, por exemplo, pode ajudar você e sua equipe a identificar o tempo gasto com cada atividade.

Assim, possibilita-se melhor organização e controle dos horários de acordo com o perfil de cada colaborador, como transferir as tarefas prioritárias para a manhã, deixar a leitura e respostas dos e-mails para depois do almoço etc.

4. Deixar de organizar o ambiente de trabalho

Uma área de trabalho desorganizada, seja virtual ou física, além de incomodar visualmente, é um dos entraves para o desenvolvimento de processos. Imagine o tempo que pode ser perdido para achar um e-mail de um cliente entre dezenas ou centenas de outros em sua caixa de entrada? Ou, pior, a dificuldade para achar aquele contrato importante que está em meio a tantos outros papéis?

Se a sua empresa é organizada com isso, basta manter assim para não transformar em uma bagunça. Agora, caso você tenha se identificado com algo parecido com os nossos exemplos, então agora é o momento para ordenar e classificar seus arquivos. Você pode criar o seu próprio sistema de ordenamento para o seu banco de dados, como por datas, clientes, fornecedores, serviços, produtos, entre outros. O importante é agilizar o acesso dos funcionários às informações importantes para eles darem prosseguimento aos trabalhos deles.

Pode até soar como clichê, mas o melhor remédio para os erros de gestão de tempo continua sendo a organização. É esse tipo de pensamento, traduzido em atitudes, que evitará o excesso desnecessário de tarefas, a má distribuição das horas trabalhadas e o desordenamento de informações. Começando por esse ponto, você e sua equipe já terão mais condições de entregar mais e melhores resultados.

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